Googleグループでメーリングリストを作り、ビジネスで使われている方は多いかと思いますが、設定は正しくできているでしょうか？
Googleグループは便利ですが、設定項目が多く、設定を間違えるとメールのやり取りができなかったり、見られてはまずい情報が外部公開されてしまったりもします。
そんなGoogleグループの設定方法について、基本設定からおすすめ設定まで、一通り見ていきたいと思います。
※Googleグループ、G Suiteは頻繁に仕様変更が行われます。ここで記載している情報も新しいものではなくなっている可能性があるので、詳細はGoogle公式をご覧ください。
Googleグループの注意点
Googleグループはメーリングリストとして使う以外にも、外部公開してやり取りができるフォーラムとしての機能も持っています。
そのため、公開設定を間違うと、社外の人にも社内グループのやり取りが見えてしまう、といった事象が起きたり、顧客からのメールを受信できていなかった、ということが発生する可能性があります。
それらを防ぐためにも正しい設定をしておく必要があります。
それでは設定方法について見ていきましょう。
Googleグループのアクセスタイプの設定を行う
まず一番最初にGoogleグループのアクセスタイプを設定します。
すでに作成済であるGoogleグループについては、G Suite管理画面、Googleグループ画面より、グループ編集権限のあるユーザーで操作を行っていきます。
設定を行うグループを選択します。
グループ設定画面を開き、アクセスタイプを開きます。
以下の用に表示されます。
新規でグループを作成する場合も最初に以下の画面が表示されます。こちらでグループに適したアクセスタイプの設定を行います。
こちらで設定する項目としては以下の通りです。
- オーナーに連絡
- メンバーを表示
- トピックを表示
- 投稿を公開
- メンバーを管理
それぞれのアクセスタイプを、
- グループのオーナー
- グループの管理者
- グループのメンバー
- 組織全体
- 外部
で選択してアクセスタイプを設定します。ここではおすすめの設定方法についてみていきます。
メンバーを表示の設定
「メンバーを表示」の設定については、「グループのメンバー」までにしておくのがおすすめです。「組織全体」をチェックしていると、同じ組織内でグループ外のメンバーの人にもグループが閲覧できます。そのようにする意味もあまりないと思いますので「グループのメンバー」までで大丈夫です。
トピックを表示の設定
こちらは「グループのメンバー」までにしておきましょう。
トピックって何？と思うかもしれませんが、簡単に言うと、Googleグループに送られてきたメールのことだと思ってください。
「トピックを表示」の設定を「組織全体」などにしておくと、グループ外の人でもGoogleグループ宛に送られてきたメールを閲覧することができてしまいます。
グループによっては、機密情報・顧客情報を扱うグループや、役員が社員に見せたくないやり取りを行うグループなどもあるでしょう。そういった場合、「組織全体」にしておくと組織の人間すべてが閲覧できてしまうので注意が必要です。
表示設定の「外部」ですが、こちらはWebフォーラムとしてやり取りを行う場合に設定します。外部を選択していると、インターネット上すべてのユーザーがトピックを閲覧できる状態になります。
社内のメーリングリストとして使う場合は外部を選択しないようにします。
もし外部公開してWebフォーラムとして使いたい場合は、ビジネス向けGoogleグループの共有オプションの設定を変更する必要があります。
投稿を公開の設定
ここが間違えやすいところかと思いますが、「外部」を選択しましょう。
もちろん、社内やり取りのみのGoogleグループであれば「グループのメンバー」「組織全体」で大丈夫です。
社外の取引先や顧客からメールを受け取るには「外部」を選択する
外部からのメールが受信できなかったり、送信できなかったりする場合は、こちらのアクセスタイプ設定が「外部」になっていないことが原因です。
メンバーを管理の設定
「メンバーを管理」については、Googleグループへのメンバーの「追加」「招待」「承認」の権限設定をオーナー・管理者・メンバー、どこまで許可するかを設定します。
グループに参加できるユーザーの設定
グループの運用方法次第ですが、デフォルトの「組織内のすべてのユーザーがリクエストできる」で良いかと思います。
組織外のメンバーの許可の設定
こちらは基本的には「OFF」のままでいいでしょう。ONにした場合、グループに社外の人のメールアドレスも追加できます。社外ドメインのメールアドレスにメールを転送する必要がある場合などはこちらをONにします。
ビジネス向けGoogleグループの詳細設定を行う
これまで見てきた画面の設定は、「Googleグループの簡易版の管理画面」になります。ビジネス向けGoogleグループ・G SuiteのBasic以上のユーザーであれば、それとは別に、「ビジネス向けGoogleグループ」の管理画面からより詳細な設定を行うことができます。
それではビジネス向けGoogleグループの設定の中から設定しておいたほうが良い、と思う箇所について説明していきたいと思います。
アーカイブオプションの設定
ビジネス向けGoogleグループ管理画面より、左サイドバーから「情報」→「コンテンツ管理」と進みます。
アーカイブオプションにチェックが入っていない場合はチェックします。
アーカイブオプションにチェックを入れておくことでグループのメッセージがアーカイブとして保存されます。そのため、後々追加したユーザーなども過去のメッセージを閲覧することができます。もし、そのようなアーカイブを残しておきたくない場合は、チェックを外しておきます。
スパムメッセージの設定
スパムメッセージをどのように処理するかの設定を行います。
スパムメッセージというと、そんなものは受け取りたくないよ、と思うかもしれませんが、実はそこが注意するポイントでもあります。
その理由としては、Googleグループにはスパムフィルタがあり、正常なメールもスパム判定してしまうことが多いからです。
ドメインによってはスパム判定されやすいドメインなどがあるので注意が必要です。
スパム扱いされたメールは、「管理キュー」といった場所に保存され、7日経過後に自動的に削除されます。
スパム扱いされたメールがあった場合、管理者にスパム検知のメッセージが届きますが、そもそもグループにそれら通知を受け取る管理者がいなかった場合は、メッセージを受け取ることができません。
そのため、正常なメールがスパム判定されていて気づかずやり過ごしてしまったという問題が発生する可能性があります。
それらを防ぐためには以下の設定がおすすめです。
「設定」→「管理」→「スパムメッセージ」と進み、「管理キューをスキップしてグループに投稿」を選択します。
実際問題、どれだけスパムが来るのか？という点だと思いますが、ここの設定でスパムを飛ばしていたとしてもGmail側でもフィルタがかかります。
そのため、メールの取りこぼしリスクを避けることを優先する場合は、ここで上記設定を行っておいたほうが良いです。
グループの公開設定
グループの公開設定を行うことができます。
「情報」→「グループの公開設定」に進みます。
ここで選択されたユーザーのみがグループの表示・検索を行えます。
逆に言えば他のユーザーに表示・検索されたくない場合はここの設定に注意が必要です。
Googleグループ設定まとめ
Googleグループはメーリングリストなど、とても便利ではありますが設定を間違えると情報漏えいや、オペレーションミスなどが発生してしまいます。
今一度設定方法を見直して正しいGoogleグループの活用を目指しましょう。
